Propos de Laury Blais, secrétaire aux inscriptions et Martin Dumas, directeur général

« Amilia contribue à projeter une image professionnelle et démontre le sérieux de notre organisation. »

« Offrir l'inscription en ligne à nos participants est une préoccupation que nous avions depuis plus de 5 ans. Nous avions d'abord essayé un système concurrent mais nous n'étions pas satisfaits parce que le système n'était pas tout à fait au point et qu'il y avait plusieurs difficultés.» raconte Martin Dumas, directeur général du centre. « amilia est différent, il permet non seulement l'inscription en ligne mais il est vraiment adapté aux besoins des camps de jour et organismes de sports et de loisirs. Par exemple, il nous permet d'offrir des rabais famille et des rabais lors d'inscriptions à plusieurs semaines de camp !

Le système calcule automatiquement les rabais applicables, que l'inscription se fasse en personne ou en ligne. »

Laury Blais, secrétaire au Centre des loisirs St-Sacrement raconte : « Notre clientèle aime utiliser le système parce qu'il est simple et les inscriptions se font rapidement ». On peut inscrire plusieurs enfants d'une même famille en une seule transaction et payer en ligne par carte de crédit ou nous remettre des chèques post-datés. D'ailleurs, amilia facilite le suivi des paiements et envoie des états de comptes détaillés permettant aux clients de s'y retrouver facilement. »

« Dans la gestion de nos activités, amilia nous permet d'économiser beaucoup de temps », explique Laury Blais.

Propos de Josée Roy, comptable

Il y a plusieurs années, Tennis Montréal avait fait développer un « système maison » pour gérer ses membres. Malgré des investissements année après année, les gestionnaires subissaient une lourdeur administrative importante : les inscriptions se faisaient à la main, sur des formulaires papiers et tous les membres devaient être entrés uns à uns dans la base de données.

Lors des séances d'inscriptions, 8 employés étaient nécessaires pour gérer le flot de clientèle. Et les jours qui suivaient étaient consacrés à entrer les membres dans le système, démêler les factures, comptabiliser les chèques, effectuer d'importants dépôts. En fonction du nombre d’inscriptions, ces tâches étaient si longues qu'elles occasionnaient parfois des délais importants dans la création des listes de participants pour les instructeurs.

« Nous n'avons plus à chercher pendant des heures parmi toutes les factures lorsqu’un client a besoin d’un reçu en cours de session ou après. De plus, lorsque notre firme de vérificateurs financiers a fait sa visite annuelle, nous l'avons impressionné grâce à amilia. »

En novembre 2007, l'équipe de Tennis Montréal rencontre Marc-Antoine Ducas, président et fondateur d’amilia. Josée Roy, comptable au sein de l'organisation, raconte : « Monsieur Ducas nous a donné l’heure juste. Il a écouté nos besoins et nous a bien expliqué ce qu'amilia pouvait faire pour nous. »

Dès la première session avec amilia, la lourdeur administrative a considérablement diminué : Plusieurs personnes ont commencé à s'inscrire en ligne, il y avait donc moins de saisie à faire par les employés dans la base de données. Et comme les gens pouvaient payer par carte de crédit en ligne, les dépôts en argent et la gestion des chèques étaient moins importants et ne constituaient plus un problème. »

Josée Roy, explique : « Mon rôle dans l'organisation touche principalement la tenue de livres et le contrôle des revenus. Pour moi, amilia est synonyme d'efficacité, de simplicité et de rapidité. Le fait que l'information sur chaque client et chaque transaction reste au dossier et puisse être consultée en tout temps de façon très détaillée facilite grandement mon travail. Nous n'avons plus à chercher pendant des heures parmi toutes les factures lorsqu'un client a besoin d’un reçu en cours de session ou après. »

« L'ensemble des fonctionnalités d’amilia en font un outil vraiment efficace ! Amilia se démarque aussi par l'excellence de son service à la clientèle. Nous avons toujours des réponses claires et rapides. Le support technique est excellent. C'est une équipe proactive en qui on peut avoir confiance. »

« De plus, lorsque notre firme de vérificateurs financiers a fait sa visite annuelle, nous l'avons impressionné grâce à amilia. Comme il est facile de retrouver chaque transaction, avec la date, l'heure et le mode de paiement, nous avons sauvé du temps et pu prouver rapidement la provenance de nos revenus. De plus, le fait que les numéros de cartes de crédit ne soient pas conservés dans le système est une mesure de sécurité appréciée. »

« Selon moi, amilia s'avère un excellent rapport qualité/prix. C’est à la fois une base de données et un service de paiement. Tout y est ! Et comme amilia est accessible par Internet, on peut même travailler de la maison, c'est très agréable ! En fait, les avantages liés à notre utilisation d’amilia sont au-delà de nos attentes. Je n'hésite pas une seconde à recommander cette belle et bonne entreprise ! ».

Propos de Dinae Chhay, adjointe administrative

« Avant, nos inscriptions se prenaient à la main, et nous utilisions Microsoft Excel pour notre suivi. Nous voulions améliorer notre service à la clientèle et c'est pourquoi nous souhaitions un système d'inscriptions en ligne.

Avec amilia, les clients peuvent s'inscrire au moment qui leur convient, parfois même à la dernière minute ! Ils aiment être autonomes. Ils n'ont plus besoin de téléphoner pour connaître les disponibilités, tout est affiché sur Internet. Et lorsqu'ils arrivent pour leur cours, nous leur imprimons leurs reçus en accédant à leur dossier d'un seul clic. C'est très efficace et ça nous permet de se concentrer sur l'accueil et le service au lieu de faire du suivi financier. »

« Pour nos communications aussi, amilia a grandement changé nos façons de faire. Le fait de pouvoir communiquer presque instantanément par courriel avec les participants présents dans notre base de données amilia nous permet de faire connaître nos promotions spéciales et les dates de début des cours. L'information est diffusée beaucoup plus rapidement et à moindre coût comparativement à des dépliants envoyés par courrier. »

« Sur le plan de la gestion financière, amilia fournit plusieurs rapports qui me permettent d'effectuer un suivi rigoureux et qui me facilitent la tâche quand vient le temps d'entrer les revenus dans notre système comptable. »

Propos de Julie Gleeton, secrétaire

« Au départ, nous avons choisi amilia pour répondre à un besoin de notre clientèle, qui nous demandait d'offrir des inscriptions en ligne. » raconte Julie Gleeton, secrétaire au sein de l'organisation. « Les clients souhaitaient ne plus avoir à se déplacer et à attendre pendant des heures pour s'inscrire à leurs activités. Dans les faits, offrir ce service à nos clients a aussi été bénéfique pour nous, l'équipe d'employés, puisque la charge administrative est considérablement réduite. »

Elle poursuit : « Les gens sont contents et nous le disent souvent. Ce qu'ils aiment c'est de pouvoir s'inscrire au moment qui leur convient, de payer par carte de crédit et aussi de recevoir un reçu par courriel. Ça répond parfaitement à leurs besoins. »

« Pour moi, le fait que tous les reçus, états de comptes et mémos puissent être envoyés électroniquement à notre clientèle élimine beaucoup de papier gaspillé. En plus d'une économie d'argent, c'est un geste concret pour l'environnement. »

« Avant, nous utilisions le système fourni par la Ville. Même si ce dernier permettait les inscriptions en ligne, ce qui n'est toujours pas le cas, je ne regretterais pas d'avoir changé pour amilia. C'est bien plus facile d'utilisation !

Pour résumer, je dirais qu'amilia est un outil qui contribue grandement à la satisfaction de notre clientèle tout offrant à notre petite équipe d'employés des fonctionnalités bien pensées !

« Pour moi, le fait que tous les reçus, états de comptes et mémos puissent être envoyés électroniquement à notre clientèle élimine beaucoup de papier gaspillé. En plus d'une économie d'argent, c'est un geste concret pour l'environnement. »

Propos de Diane Lagacé, parent bénévole

Depuis plusieurs années, à chaque session, le Club Viagym tenait des soirées d'inscriptions et plusieurs bénévoles devaient être sur place pour inscrire les participants. Les parents attendaient en file et complétaient des formulaires sur papier. Les bénévoles assignaient les enfants dans les groupes, selon l'horaire choisi. Pour contrôler le nombre de places dans un groupe, ils devaient recopier le nom du participant sur la liste de ce groupe. Il y avait autant de feuilles que de groupes.

Évidemment, plusieurs erreurs pouvaient se glisser dans le processus : des erreurs de saisies résultant en une mauvaise adresse du participant, des cas d'inscription dans un mauvais groupe et aussi des erreurs de facturation. Diane Lagacé, bénévole au sein du Club Viagym, raconte, « Selon le cas, les bénévoles devaient facturer l'affiliation, ou le maillot... ils appliquaient aussi les rabais pour le 2e enfant d'une même famille ainsi que les suppléments aux non-résidents du secteur. Il y avait beaucoup de pression sur les bénévoles. Et au lendemain des inscriptions, la facturation devait être revérifiée, les erreurs corrigées et les coordonnées des participants devaient être saisies dans notre base de données Microsoft Access, utilisée pour le suivi administratif et financier. »

Madame Lagacé ajoute : « Amilia a complètement changé notre façon de faire. D'abord, près de 80% des gens inscrivent leurs enfants par Internet. Comme ils entrent les coordonnées eux-mêmes directement dans amilia nous sauvons du temps et évitons les erreurs de transcription. Ils choisissent eux-mêmes l'horaire qui leur convient et amilia réagit en temps réel : il bloque automatiquement les inscriptions lorsqu'une activité est complète ou si l'âge du participant ne correspond pas aux paramètres fixés. »

« Sur le plan de la facturation, amilia calcule automatiquement les rabais et frais supplémentaires applicables, selon les règles que nous avons établies. Le paiement exact est effectué au moment de l'inscription par carte de crédit et l'argent est déposée dans notre compte dans les jours qui suivent. »

« Le fait que l'ensemble de nos revenus d'inscription perçus par cartes de crédit soient déposés aux quinze jours nous simplifie grandement la tâche. La conciliation bancaire est d'autant plus facile et le suivi financier dans les dossiers de chaque client est aussi précis qu'avant. »

« Évidemment, dans certains cas, nous acceptons encore les chèques. Amilia permet d'identifier ceux qui sont encaissés et ceux qui sont postdatés. Mais il y a beaucoup moins de chèques à déposer qu'avant puisque presque tout le monde paie par carte de crédit. »

« Lorsque les inscriptions sont terminées, amilia continue d'impressionner comme outil de gestion. Le fait que les données soient accessibles de façon sécurisée via Internet et que nous soyons trois personnes à avoir des accès contrôlés de type « administrateurs » nous procure beaucoup de flexibilité. Les mouvements entre les groupes et toutes les modifications d'inscriptions peuvent être réalisées par l'un ou l'autre d'entre nous, diminuant ainsi les délais de traitement pour ces types de demandes. Et tous ces changements peuvent être retracés facilement à des fins de vérifications. C'est très bien adapté aux besoins de notre organisation. »

« Parmi les autres avantages, nous apprécions beaucoup le fait de pouvoir contacter par courriel les participants d'une session, tous ensemble, par groupes ou individuellement. Les messages passent rapidement. Finis, les envois postaux ! »

« D'autre part, depuis l'implantation d'amilia, nous avons reçu beaucoup de commentaires positifs de la part de la clientèle. Les parents étaient contents de pouvoir enfin inscrire leurs enfants sans se déplacer. Le processus d'inscription en ligne est facile à suivre, très peu de gens ont eu besoin d'aide. Le taux de satisfaction exprimé par nos participants est vraiment très élevé. »

Madame Lagacé résume : « Amilia s'adapte bien au fonctionnement existant et permet d'innover et d'améliorer nos processus de gestion. Nous avons pu conserver des formules gagnantes appréciées de la clientèle comme l'accès aux préinscriptions et les rabais-famille tout en offrant l'inscription et le paiement en ligne. Amilia est vraiment une solution idéale pour les clubs de gymnastique comme le nôtre. »