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Au revoir paperasse: L'histoire d'Amilia et du Collège André-Grasset

78% Bondissement des inscriptions au camp de jour en un an

500 Enfants accueillis

“L’augmentation de l’achalandage au cours des dernières années fut drastique. La première année, nous avons accueilli 130 enfants, la deuxième 280 et nous sommes passés à 500 inscriptions l’année dernière avec Amilia.”
Tristan Lefebvre Responsable du camp de jour, Collège André-Grasset
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Avec Amilia, c’est maintenant 80% des clients qui s’inscrivent en ligne aux différentes activités du Camp de jour André-Grasset. L’utilisation de cette plateforme conviviale a permis à M. Lefebvre et son équipe de réduire le temps passé à gérer de la paperasse.

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PROFIL DE L’ORGANISATION

Le Collège André-Grasset est une institution privée d’ordre collégial situé à Montréal, dans le quartier Ahuntsic. Un peu avant 2014 la direction prit la décision de maximiser l’utilisation de ses installations en mettant sur pied un camp de jour sur le site du Collège. Tristan Lefebvre fut choisi comme responsable afin de réaliser ce nouveau projet.

Fort de plusieurs années d’expérience en informatique et en gestion de camps, il fut enchanté de relever ce défi. En collaboration avec le Collège André-Grasset, il a mis sur pied ce camp qui accueille maintenant 500 enfants par été et qui répond bien aux besoins de la communauté.

Le Camp André-Grasset offre un service personnalisé et des activités spécialisés, à prix abordable. Afin que chacun puisse jouir pleinement des activités mises en place, une équipe de plus de 30 employés s’assure du bien-être et de la sécurité des enfants.

LES DÉFIS

À son entrée en poste comme gestionnaire, M. Lefebvre a fait face à trois défis de taille :

Une plateforme non adaptée aux camps
Au départ, une plateforme logicielle utilisée par le milieu scolaire leur a été proposée. Tristan fut rapidement déçu de l’inflexibilité du logiciel suggéré. L’utilisation de cette plateforme, qui devait lui simplifier la vie, ne faisait qu’augmenter sa charge de travail administratif. Les paiements, les inscriptions, la création de listes de présence ; toutes ces tâches étaient complexes.

Service client déficient
L’entreprise n’investissait pas sur leur plateforme d’inscription en ligne. Lorsque M. Lefebvre avait une demande d’amélioration, il faisait face à des refus, ou on lui demandait de débourser des sommes majeures. De plus, s’il avait des questions sur le fonctionnement de la plateforme, il devait souvent attendre des semaines avant d’obtenir une réponse. En situation de démarrage d’entreprise, cela créait énormément de frustration pour le gestionnaire.

Déplacement des clients
Il était complexe pour les clients de s’inscrire en ligne et les bogues techniques étaient fréquents. Tristan a dû faire face au mécontentement de clients alors qu’il devait leur redemander des informations confidentielles qui avaient été perdues lors d’un problème technique. Afin d’éviter les tracas, il n’était pas rare que les employés invitaient les clients à se déplacer pour procéder à l’inscription.

LA SOLUTION

Pour M. Lefebvre, il était impensable de continuer à utiliser cette plateforme. Alors qu’il s’occupait sans cesse de problèmes administratifs, il ne pouvait pas se consacrer à la progression de projets à valeur ajoutée.

Tristan connaissait déjà la plateforme Amilia, l’ayant lui-même utilisée en tant que participant. Il décida de contacter l’équipe d’Amilia, et dès les premiers instants, il constata la différence. Le service était courtois et rapide et la plateforme répondait à ses besoins. Il implanta Amilia pour les inscriptions de l’été 2017 pour son camp d’été.

Par la suite, Tristan décida de prendre sous son aile l’École de langues du Collège André-Grasset. Il était prioritaire de changer le site web et d’implanter un logiciel d’inscription. Le choix d’utiliser Amilia était clair : cette plateforme lui procurait de la stabilité et la paix d’esprit.

« J’avais besoin d’une plateforme flexible et performante pour que je puisse me concentrer sur de nouveaux projets ».
–Tristan Lefebvre, Directeur du Camp de jour André-Grasset.

LES RÉSULTATS

Avec Amilia, c’est maintenant 80% des clients qui s’inscrivent en ligne aux différentes activités du Camp de jour André-Grasset. L’utilisation de cette plateforme conviviale a permis à M. Lefebvre et son équipe de réduire le temps passé à gérer de la paperasse.

Au cours de la dernière année, la popularité du camp est montée en flèche. En combinant une offre de services différente et recherchée, un bon service à la clientèle et un système d’inscription à la fine pointe de la technologie, M. Lefebvre a trouvé une formule gagnante.

« L’augmentation de l’achalandage au cours des dernières années fut drastique. La première année, nous avons accueilli 130 enfants, la deuxième 280 et nous sommes passés à 500 inscriptions l’année dernière avec Amilia ».

M. Lefebvre reçoit toujours un service à la clientèle rapide et courtois de la part de l’équipe Amilia. C’est important pour lui de se sentir écouté et de voir que ses recommandations sont prises en compte par l’équipe.