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Brett wharton Z4l3vwko Wh I unsplash, Gymini

SmartRec: un logiciel performant et intuitif pour comblerait tous les besoins administratifs de Gymini

80% Paiements réalisés en ligne

5 500 Participants annuellement

1700 Inscriptions par session

“Le service technique est facilement accessible et rapide. Si nos employés ont une question, ils auront une réponse dans la journée, ce qui nous permet d’avancer nos projets.”
Valérie Villeneuve Directrice générale, Club de Gymnastique Gymini
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Le club de gymnastique Gymini était à la recherche d’un logiciel performant et intuitif qui comblerait tous leurs besoins administratifs. Amilia répond à tous ses critères depuis 2008 et facilite l’inscription à leurs programmes récréatifs et compétitifs, la gestion de leurs données et la création de fiches de présences. À ce jour, c’est plus de 80% des paiements qui sont réalisés en ligne.

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PROFIL DE L’ORGANISATION

Le club de gymnastique Gymini est situé à Vaudreuil-Dorion et accueille depuis 1978 des gymnastes et des athlètes de sports acrobatiques de tous les âges. Offrant des cours récréatifs, un secteur compétitif et des camps, ce club se différencie par la diversité de ses programmes et l’excellence de son personnel.

En constante évolution et toujours à l’affut des meilleures pratiques, la croissance de cette organisation fut spectaculaire au cours des dernières années. Gymini gère maintenant près de 1700 inscriptions par session.

Valérie Villeneuve a travaillé chez Gymini à titre de directrice des programmes durant ses études. Une fois son parcours scolaire terminé, elle a travaillé dans le domaine des communications durant quelques années, puis le conseil d’administration de Gymini lui a offert le poste de directrice générale de l’organisme. Elle a accepté avec enthousiasme de relever ce défi et d’accélérer la croissance du club Gymini.

LE DÉFI

Avec la croissance de l’organisation, la recherche d’une plateforme de gestion et d’inscription en ligne devenait nécessaire. En 2008, l’équipe utilisait des formulaires papier pour compléter les inscriptions de leurs participants. La gestion de la paperasse et des chèques entrainait des pertes de temps et le travail manuel ne cessait d’augmenter. Des bénévoles étaient appelés en renfort durant les soirées d’inscription. De plus, la gestion de données, notamment les données personnelles des athlètes, se faisait sur des fichiers Excel, ce qui n’était pas une solution assez fiable pour le club.

En 2008, Valérie Villeneuve, en compagnie de collègues et de membres du conseil d’administration, se mit à la recherche d’une solution complète qui les appuierait dans leur croissance. Ils souhaitaient trouver une plateforme qui serait capable de répondre aux périodes très achalandées et qui serait tout aussi facile d’utilisation pour les utilisateurs que pour les administrateurs.

C’est avec l’amélioration du service client en tête que Valérie et son équipe entreprirent des recherches pour trouver la plateforme d’inscription et de gestion en ligne qui répondrait à tous leurs besoins. Amilia fut la plateforme choisie, c’était alors la seule sur le marché qui mariait des fonctionnalités puissantes à une interface intuitive.

LA SOLUTION

Depuis 2008, la croissance de Gymini s’est considérablement accélérée. « En 2008, on avait un gymnase de 5 000 pieds carrés accueillant 5 groupes à l’heure, maintenant la superficie de notre gym a doublé et on peut accueillir 11 groupes par heure. Le Club est passé de 35 à 80 employés en 7 ans ! ». En 2017 seulement, Gymini a connu une croissance de 38 % des inscriptions en ligne pour le secteur compétitif.

Le service client avant tout

Situé à Vaudreuil, ce club de gymnastique fait face à une compétition accrue des autres clubs de l’Ouest-de-l’île. Rester des leaders de leur industrie est une priorité. « Notre façon de penser face à la compétition, c’est d’être les meilleurs. On travaille beaucoup sur notre image de marque et nous formons bien nos entraineurs. Nous voulons toujours nous dépasser. »

Tous les membres de l’équipe de Gymini souhaitent offrir à chaque client un service de grande qualité. Le club offre en autre une expérience d’achat en ligne simple et intuitive grâce au logiciel Amilia. Même lors des mois très achalandés, le logiciel permet l’achat d’activités sans pépin. Résultat, année après année, le nombre d’inscriptions réalisé en ligne augmente.

Plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée

L’utilisation d’Amilia a aussi été un avantage du côté administratif. Puisque les achats en ligne se font simplement et que toutes les données sont hébergées sur une même plateforme, les administrateurs ont plus de temps pour s’occuper des tâches à valeur ajoutée, comme le suivi avec les clients, la communication et le développement des programmes.

Ce sont annuellement près de 15 employés qui travaillent sur la plateforme. Même les employés à temps partiel apprennent à l’utiliser rapidement grâce à une formation interne et aux nombreuses ressources accessibles en ligne.

LES RÉSULTATS

Fonctionnalités favorites
• Inscription en ligne intuitive
• Gestion des groupes
• Fiches de présences
• Attribution de compétences pour le secteur compétitif