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Trouver une solution pour réduire le travail administratif tout en augmentant la satisfaction des participants - SmartRec!

15 000 Inscriptions à gérer

250 Employés

“Toute l’équipe administrative peut utiliser Amilia. Pas besoin de grandes connaissances en informatique. Lorsque nous avons de nouveaux employés, la formation se fait rapidement.”
Christine Tremblay Directrice générale, Loisirs Duberger les Saules
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La corporation de Loisirs Duberger-Les Saules a comme mission première de rendre accessible les activités sportives et de loisirs à la communauté. Avec près de 15 000 inscriptions à gérer et sans système d'inscription en ligne, Christine Tremblay, directrice générale, devait trouver une solution qui réduirait le travail administratif tout en augmentant la satisfaction des participants.

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PROFIL DE L’ORGANISATION

Loisirs Duberger-Les Saules a été fondé en 1999. L’objectif principal de cet organisme est d’offrir à la communauté un éventail diversifié d’activités sportives et culturelles afin de promouvoir un style de vie actif.

L’équipe compte maintenant près de 250 employés (un certain nombre saisonnier) et accueille quelque 15 000 participants chaque année pour des activités de toutes sortes. Cours de natation, de piloxing et de pâtisserie… l’organisation mise sur la diversité pour attirer les citoyens de la région.

LE DÉFI

Avant Amilia, l’inscription ne se faisait qu’en personne durant trois soirées pour chaque session. Évidemment, pour s’assurer d’être inscrits aux cours les plus populaires, les clients arrivaient tôt et attendaient patiemment en file. Il arrivait malheureusement qu’une fois rendu au comptoir, leurs activités étaient déjà complètes.

Les clients remplissaient ensuite une fiche d’information à la main. Les administrateurs, à leurs tours, mettaient le nombre de places disponibles à jour, faisaient l'entrée de données et classaient chaque fiche. Le processus était d’autant plus complexe lorsque les fiches étaient illisibles ou si l’information était erronée.

En prévision de cette période achalandée, l’organisation demandait à des employés de travailler des heures supplémentaires, ce qui engendrait des coûts supplémentaires pour le centre. De plus, ces employés n'étaient pas tous formés pour manipuler des informations importantes et de l'argent. Ainsi, le risque d’erreur augmentait.

LA SOLUTION

En 2009, Mme Tremblay décida qu’il était temps de changer les pratiques afin d’offrir un meilleur service à la communauté. Elle cherchait une plateforme qui gérerait bien les périodes de contingence tout en étant flexible pour minimiser le travail administratif. Depuis, Mme Tremblay n’a pas regretté sa décision. Son équipe est satisfaite de cette solution qui a fait ses preuves dans le domaine des sports et des loisirs. Voici les outils que l’équipe administrative préfère pour la gestion de l’organisme Loisirs Duberger-Les Saules.

Les listes d’attente

Les cours se remplissent vite, mais les participants n’ont pas à s’inquiéter puisque des listes d’attente sont créées lorsqu’un cours est plein. Sur ces listes, les clients sont présentés en ordre du premier arrivé donc si une place se libère, l’équipe sait rapidement qui contacter.

Les listes de présences sur mesure

Lorsque les participants s’inscrivent en ligne, ils ont un formulaire obligatoire à remplir. Ensuite, les coordonnateurs peuvent mettre sur pieds des listes de présences incluant toutes les informations pertinentes selon les spécificités du cours. Par exemple, pour le camp la fiche santé est toujours ajoutée à la liste. Ainsi, en cas de problème, les moniteurs ont les informations les plus récentes en mains pour prendre des décisions éclairées.

Les promotions

Les promotions sont faciles à appliquer et différentes options sont offertes pour le centre; les promotions par combo (deux activités ou plus), par famille ou par âge. Ces rabais incitent les gens à s’inscrire à plusieurs cours et n’engendrent pas de confusion du côté administratif.

La connexion à Facebook

En un clic, la responsable des réseaux sociaux peut partager un cours ou une programmation sur Facebook afin d’en faire la promotion. Avec cette publicité supplémentaire, leurs abonnés voient les places restantes aux cours. De plus, cela leur permet de découvrir des activités qu’ils ne connaissaient peut-être pas.

LES RÉSULTATS

L’adoption de la plateforme a permis à l’organisation d’économiser énormément de temps. Les périodes d’inscriptions se passent sans tracas. La direction a donc plus de temps pour s’occuper du service à la clientèle, mettre sur pied de nouvelles programmations et rester à l'affût nouveaux projets.

D’ailleurs, Loisirs Duberger-Les Saules a récemment obtenu des mandats auprès de différentes organisations telles que le Ministère de la Santé et des services sociaux à Québec afin d’offrir des cours de conditionnement physique en milieu de travail. Selon Mme Tremblay, le fait que Duberger Les-Saules ait déjà une solution d’inscription en ligne intégrée et intuitive leur a fourni un bon coup de pouce dans le processus d’obtention de ce contrat majeur.

L’équipe apprécie la facilité d’utilisation de la plateforme. « Toute l’équipe administrative peut utiliser Amilia. Pas besoin de grandes connaissances en informatique. Lorsque nous avons de nouveaux employés, la formation se fait rapidement. »