La préparation en vue des inscriptions prend des semaines, voire des mois. Vous embauchez du personnel, imprimez des formulaires et fixez un horaire. Les résultats auront un impact énorme sur votre réussite! C’est énormément de pression à gérer en seulement quelques jours. Même si la période d’inscription est excitante, les mêmes défis semblent toujours se présenter. Que vous gériez un camp, une activité parascolaire, un centre communautaire, une école de natation, etc., voici comment le fait d’offrir à vos clients la possibilité de sélectionner, de s’inscrire et de payer virtuellement en mettant vos activités en ligne peut régler les problèmes d’inscription les plus courants.
Une plateforme en ligne permettra à vos clients de s’inscrire eux-mêmes pendant que vous vous consacrez à d’autres aspects de la gestion de votre entreprise. Vous avez peut-être dit un jour « qu’il faut un village » pour gérer les inscriptions, mais vous n’aurez plus besoin d’une équipe d’employés administratifs ou de plusieurs jours de votre temps pour toutes les prendre en note. Sans compter que vous pourrez affecter vos employés à des projets plus importants. En outre, un logiciel en ligne, qui s’intègre parfaitement à votre site Web, peut enregistrer les inscriptions 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui rend vos activités accessibles à votre communauté à tout moment et de n’importe où. Vous ferez des ventes pendant votre sommeil, littéralement.
Votre entreprise a probablement des questions uniques à poser à ses clients lorsqu’ils s’inscrivent. Quel âge ont-ils? Qui devez-vous contacter en cas d’urgence? Quelle taille portent-ils? Ont-ils des allergies? Eh bien, vous pouvez personnaliser ces champs en créant des formulaires sur une plateforme de commerce électronique avancée. Le fait d’être en ligne permet de créer et de gérer facilement le nombre de formulaires dont vous avez besoin pour gérer vos activités. Ces formulaires peuvent être affectés à des programmes, des abonnements ou des affiliations précis. L’intégration des formulaires dans le processus d’inscription vous permet également de disposer de toutes les informations nécessaires avant une nouvelle session et de réduire le temps consacré à la recherche d’informations manquantes. Les formulaires vous offrent un nombre infini de possibilités, et vous ne serez jamais à court d’exemplaires une fois que vous aurez adopté le format numérique.
Si vous utilisez encore des formulaires papier, préparez-vous à vous désencombrer en passant à une technologie sécurisée basée sur l’informatique en nuage. Vous pourrez instantanément retrouver le dossier d’un client en recherchant simplement son nom dans la base de données. Vous vous souvenez des formulaires dont nous venons de parler? Eh bien, toutes les informations recueillies par le biais de ces formulaires apparaissent automatiquement dans les profils des clients. De plus, comme vos enregistrements se font sur une plateforme de commerce électronique en nuage (ce qui signifie que toutes vos données sont stockées dans le nuage plutôt que directement sur votre appareil), il n’y a aucun risque de perdre les profils des clients que vous avez laborieusement accumulés. Ce qui est encore mieux, c’est que les clients peuvent se connecter à leur compte en tout temps et gérer leur propre profil, par exemple en mettant à jour les numéros de contact d’urgence ou leur mode de paiement, ce qui vous permet d’offrir une expérience client encore plus intéressante.
Parfois, vous voulez être en mesure d’offrir des prix spéciaux à certains membres ou clients. Il pourrait s’agir d’un rabais pour les personnes âgées ou d’un tarif spécial pour les jeunes enfants. Vous pourriez accorder la priorité aux résidents de votre collectivité ou rendre un programme plus accessible aux collectivités mal desservies. Quoi qu’il en soit, il peut être difficile de s’assurer manuellement que les clients ou les membres admissibles à une tarification spéciale l’obtiennent. Une plateforme d’inscription en ligne offre automatiquement des rabais ou des promotions aux personnes qui répondent à vos critères prédéfinis. OUI, nous avons dit automatiquement!
Nous sommes réalistes. Alors, nous savons qu’une fois la période d’inscription terminée, il y a toujours des choses qui surviennent (et nous avons tous appris cette leçon trop souvent au cours des deux dernières années). Lorsque vos inscriptions se font en ligne, vous pouvez facilement les modifier ou les annuler par la suite grâce au remboursement automatique. Il est possible de faire des annulations massives : si vous devez annuler une classe ou une session entière, vous pouvez le faire en cliquant sur un bouton! Même si cette situation est loin d’être idéale, vos clients apprécieront votre service à la clientèle exceptionnel et la rapidité avec laquelle vous avez agi. Au bout du compte, cela positionnera votre entreprise comme digne de confiance et fiable.
Une fois que vous aurez relevé vos défis en matière d’inscription, vous consacrerez tout le temps et l’énergie que vous avez économisés à d’autres projets, oserions-nous dire en obtenant encore plus d’inscriptions!? Le transfert de vos activités vers une plateforme en ligne peut vous aider à faire exactement cela en augmentant l’engagement et, au bout du compte, les inscriptions grâce à des caractéristiques comme des magasins de produits dérivés et des listes d’attente (ce qui signifie que vous n’aurez jamais de places libres à combler). Vous pouvez également créer des incitatifs, comme des rabais, pour les clients qui inscrivent plus d’un participant (comme les frères et sœurs) ou pour ceux qui s’inscrivent à plus d’une activité. Ce qui rend tout cela si facile, c’est que tout peut se faire au moyen d’un seul compte personnel. Ainsi, vos clients peuvent profiter de tous les services et activités que vous proposez, ce qui se traduira par un engagement accru!
Cerner, anticiper et résoudre de multiples problèmes sur le champ est un défi de taille pendant une saison chargée. Avec un logiciel d’inscription en ligne, vous disposez d’une paire de mains supplémentaire (ou plus) pour vous aider à faire le travail. Amilia offre la plateforme SmartRec, qui contient tous les outils pour vous aider à relever chaque défi, faire croître votre entreprise et offrir plus à votre collectivité.
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