Conditions légales
Exigences en Matière de Confidentialité et de Sécurité Des Données
A- Généralités
Les Exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données complètent le Contrat et définissent les conditions qui s'appliquent à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des Renseignements personnels lorsque ces renseignements sont :
A) collectés par le Client (en tant que Responsable du traitement, tel que défini par les lois applicables en matière de confidentialité), afin que ces Renseignements personnels soient communiqués à AMILIA dans le cadre des Services et utilisés par Amilia si nécessaire pour l'exécution desdits Services; et/ou
B) traités par AMILIA (en tant que Processeur, tel que défini par les lois applicables en matière de confidentialité) dans le cadre des Services.
Les termes en majuscules non définis dans le présent tableau ont la signification qui leur est attribuée dans le Contrat.
Représentations et garanties :
1. Chaque partie déclare et garantit qu'elle ne divulguera, ne vendra, ne partagera ni ne mettra à disposition d'aucune autre manière des Renseignements personnels à un tiers, sauf si cela est fait i) conformément au présent Contrat, ou ii) conformément au consentement écrit obtenu auprès des Utilisateurs finaux, ou iii) tel que requis par les Lois applicables ou par une autorité gouvernementale, judiciaire ou réglementaire compétente.
2. Le Client reconnaît qu'entre les Parties, et sauf disposition contraire à la section 3 ci-dessous, le Client est le Responsable du traitement des Renseignements personnels mis à la disposition d'AMILIA dans le cadre des Services et qu'AMILIA agira uniquement à titre de Processeur selon les instructions documentées du Client (de telles instructions étant réputées données par l'entremise du présent Contrat et de l'utilisation des Services par le Client). Le Client reconnaît et accepte en outre qu'il doit :
(a) collecter, utiliser, copier, traiter et divulguer les Renseignements personnels uniquement dans la mesure et de la manière spécifiées dans le Contrat, dans la mesure raisonnablement nécessaire à l'exécution des Services, et/ou conformément aux instructions raisonnables d'Amilia de temps à autre, et en tout temps, en pleine conformité avec les lois applicables;
(b) obtenir le consentement exprès des Utilisateurs finaux conformément aux Lois applicables (et fournir les avis de confidentialité requis, le cas échéant) avant de divulguer ces Renseignements personnels à AMILIA, et pour l'utilisation et le Traitement de ces Renseignements personnels par AMILIA dans le cadre des Services;
(c) ne collecter que les Renseignements personnels minimums requis pour qu'AMILIA puisse exécuter les Services et maintenir en tout temps la confidentialité des Renseignements personnels;
(d) veiller à ce que toutes les mesures de protection organisationnelles et technologiques raisonnables et appropriées soient en place pour protéger les Renseignements personnels contre la perte, le vol ou l'utilisation, l'accès, la divulgation, le traitement, la copie, la modification ou la destruction non autorisés, y compris, sans limitation, selon le cas :
• contrôles d'accès et contrôles d'intégrité des données, y compris des tests et des audits réguliers des mesures de protection et des contrôles;
• plan de reprise après sinistre, qui respecte ou dépasse les normes du secteur;
(e) mettre en place des politiques et procédures de conservation et d'élimination sécurisées; et
(f) fournir, à la demande d'Amilia, une copie de tous les Renseignements personnels détenus par le Client et coopérer de manière raisonnable, en ce qui concerne toute plainte ou demande d'un tiers visant à accéder à ses Renseignements personnels, étant entendu que le Client (et non AMILIA) sera principalement responsable de répondre aux demandes des personnes concernées qui lui sont adressées;
3. AMILIA reconnaît qu’elle peut, dans certains cas, agir à titre de Responsable du traitement des Renseignements personnels lorsqu’AMILIA recueille, directement auprès des Utilisateurs finaux, les Renseignements personnels nécessaires à la prestation des Services par AMILIA. AMILIA doit limiter l'accès aux Renseignements personnels uniquement à ses employés, représentants et sous-traitants qui : (a) ont besoin de connaître les Renseignements personnels et (b) sont soumis à des obligations de confidentialité similaires à celles énoncées dans le Contrat;
4. Chaque partie est responsable de déterminer si, conformément aux Lois applicables régissant la collecte et la divulgation de Renseignements personnels par le Client, la mise en œuvre d’avis, de consentements ou de mécanismes de transfert supplémentaires est requise par ces lois. Les Parties coopéreront de manière raisonnable pour mettre en œuvre ces avis supplémentaires, au besoin;
5. Chaque partie doit informer l'autre partie de toute demande d'accès aux Renseignements personnels formulée par un gouvernement ou un organisme gouvernemental, dans la mesure permise par les Lois applicables;
6. En cas de Violation des données confirmée, chaque partie doit (a) informer rapidement l'autre partie par écrit (conformément à la procédure décrite ci-dessous) et lui fournir tous les détails, notamment si cette Violation de données concerne des Renseignements personnels; et (b) prendre toutes les mesures raisonnables et appropriées pour maîtriser, atténuer et remédier rapidement à toute Violation de données, y compris, sans limitation, prendre les mesures correctives raisonnablement demandées pour prévenir ou minimiser les dommages et empêcher toute récidive.
7. La responsabilité de chaque Partie au titre des obligations régies par la présente Annexe est soumise aux limitations prévues dans le Contrat. Sans limiter ce qui précède, ni la section 8.3 du Contrat, le Client indemnisera, défendra et dégagera de toute responsabilité AMILIA et ses sociétés affiliées contre toute réclamation de tiers, amende réglementaire et perte découlant de ou liée (i) à un défaut du Client d'obtenir ou de maintenir les consentements, bases légales ou avis appropriés requis pour le traitement des Renseignements personnels par AMILIA; (ii) aux instructions fournies par le Client qui ne seraient pas conformes aux Lois applicables; ou (iii) à l'exactitude, la qualité ou la légalité des Renseignements personnels fournis par ou au nom du Client.